TKM LUBLINIEC - audyt.

TKM LUBLINIEC
Część pierwsza – AUDYT.

Przedsiębiorstwo: Średniej wielkości firma z siedzibą w Polsce.
Branża: produkcja konstrukcji mebli metalowych.

Firma zajmuje się produkcją konstrukcji metalowych. 

Aktualnie jest podwykonawcą innych firm. 

Pierwotnie zakład produkował konstrukcje metalowe dla budownictwa – wykończenia klatek schodowych, balustrady balkonowe, etc. 

Produkt gotowy uległ zmianie, ale technologia pozostała ta sama - firma nadal obrabia i spawa elementy metalowe.

Celem Prezesa jest zbudowanie własnej marki, tworzącej i sprzedającej meble oparte na konstrukcjach metalowych, wykonywanych przez firmę, uzupełnionych o elementy tapicerowane i drewniane, tworzone przez podwykonawców. 

W chwili obecnej przedsiębiorstwo nastawione jest na zmiany potrzebne
do jej lepszego działania.
Właściciel i czynnie zarządzający przedsiębiorstwem wdraża nowe pomysły
i rozwiązania w tempie szybkim, jak na przedsiębiorstwo średniej wielkości. Zmiany zarówno w organizacji formalnej, jak i w praktyce działania firmy determinowane są celami do jakich dąży właściciel. 

Celem audytu jest szczera i zewnętrzna ocena stanu firmy, wskazanie wąskich gardeł, zaproponowanie kilku kierunków zmian, po których wprowadzeniu możliwe będzie osiągnięcie powyższych celów. 
 

Firma wynajmuje budynki, w których prowadzi działalność. 

Obszar, na którym znajduje się przedsiębiorstwo mieści się w bardzo dobrej lokalizacji – w kontekście logistycznym (dobry dojazd do drogi krajowej, bezpośrednie sąsiedztwo firm, z których usług TKM może w przyszłości korzystać, prywatna stacja benzynowa, mała odległość do hurtowni stali).

Pierwszy lokal, sąsiadujący w jednym budynku z innymi firmami to hala produkcyjna, zajmująca powierzchnię około 300m². Pomieszczenie jest dobrze naturalnie doświetlone (okna zajmują dużą powierzchnię dwóch dłuższych przeciwległych ścian), ma dwie duże bramy (na tej samej ścianie, ale na przeciwległych jej końcach). Hala składa się z dwóch pomieszczeń – dzielonej przestrzeni produkcyjnej oraz małego zamykanego pomieszczenia socjalnego. 

Drugi wynajmowany lokal stanowi magazyn produktów gotowych.

Trzeci wynajmowany budynek o bardzo wysokim stropie ma 3 zastosowania. 
Wydzielona ścianami została przestrzeń biurowa. W hali znajduje się maszyna do cięcia laserem. 
Resztę przestrzeni zajmuje magazyn przedmiotów i maszyn różnych,
ale obecnie nieużywanych w procesie. 

Konstrukcja mebla opiera się na zespawanym w odpowiedni sposób zestawie rurek, profili, prętów i płaskowników, w zależności od produktu. Większość wykonywana jest z tzw. stali czarnej lub na życzenie klienta, ze stali nierdzewnej. 

Konstrukcji produktów nie można uogólnić do albo prostej albo skomplikowanej. Każdy mebel jest inny. Niektóre są proste w konstrukcji,
ale trudne w realizacji, np. przez kąty jakie trzeba zachować. Inne mają taką formę, że bez odpowiednich narzędzi są trudne do idealnego skopiowania
w ramach stosowanej technologii. 
 

W związku z podwykonawczym charakterem pracy firmy, produkowane wyroby nie są projektowane. 

Nie powstaje dokumentacja konstrukcyjna i wykonawcza w żadnej formie (odręcznej, papierowej, cyfrowej).

Proces wytwórczy oparty jest o wzór dostarczony przez klienta i prototyp wykonany przez pracowników TKM, odwzorowujący przedstawiony mebel. Produkcja polega na kopiowaniu prototypu, który jest kopią wzoru. 

Każdy zachodzący proces produkcji można podzielić na etapy:

• cięcie, 
• gięcie (elementów, które tego wymagają), 
• szczepianie,
• spawanie,
• prostowanie/szlifowanie spoin,
• malowanie (procesem zewnętrznym - nie uwzględniony w opisach i mapach).

Cały proces – od cięcia (magazynowego na tej samej hali materiału)
po końcowy etap prostowania i szlifowania odbywa się w jednej przestrzeni produkcyjnej.

Nie ma zamkniętego katalogu produktów. W tym momencie wykonywane
są takie meble, na jakie otrzymuje się zlecenie. 

Magazyn surowców znajduje się na hali produkcyjnej. Wydzielona
jest nieoznaczona, niezamknięta, nienadzorowana przestrzeń,
do przechowywania materiałów surowych. Przechowywana jest stal czarna wraz ze stalą nierdzewną. Przestrzeń magazynową stanowią 2 regały
na materiał w długościach handlowych (6m). Profile, rurki, płaskowniki
nie są przechowywane w sposób uporządkowany. Układane są na półkach, na których jest miejsce lub na podłodze. Skutkuje to każdorazowym szukaniem potrzebnego materiału, deptaniem go, uszkadzaniem, etc.  
W tej samej lokalizacji ustawione są 3 używane piły taśmowe i jedna niesprawna piła tarczowa.

Praca na magazynie nie jest zorganizowana. Podejmowane działania determinuje potrzeba, a nie plan.

Odpowiedzialności w zakresie prac magazynowych nie są jasno określone wśród pracowników.

Brak stałych minimalnych stanów magazynowych. Materiały uzupełniane
są w reakcji na braki lub zapotrzebowanie związane z uruchomionym zamówieniem. 

Kontrola jakości opiera się na wizualnej ocenie mebla (poprawność wykonania, zgodność ze wzorem, estetyka).

Relacje w biurze są koleżeńskie. Biuro pracuje równolegle dla dwóch firm: TKM (2 osoby) i firmy transportowej (2 te same osoby + jedna pracująca zdalnie). 

Szef ma osobistą relację 1 na 1 z każdym z pracowników hali. 

W firmie nie ma narzędzi do komunikacji innych niż werbalne. Wiadomości, dane nie są notowane. Wszystko zależy od pamięci pracowników i szefa.

Kontakt z dostawcami materiałów jest głównie telefoniczny, ewentualnie mailowy. Nie są notowane terminy realizacji, płatności, etc. 

Komunikacja z klientami ogranicza się do telefonicznej lub mailowo telefonicznej. 

Najczęściej klient wysyła maila z zamówieniem, a Prezes potwierdza przyjęcie, czas realizacji, dostawę telefonicznie.

Informacja jest ustnie przekazywana na halę produkcyjną. Nie ma pisemnego potwierdzenia, zlecenia, dokumentu zawierającego potrzebne do realizacji dane. 

Maszyny używane i nieużywane rozstawione są po całej przestrzeni,
z jakiej korzysta firma. W przestrzeni produkcyjnej można znaleźć urządzenia z obu grup. 

Istnieją w firmie narzędzia, które są tworzone przez pracowników tak,
aby byli w stanie wykonywać zlecone prace. I nie chodzi tylko o przyrządy pozwalające prawidłowo zespawać elementy mebli. Giętarki – prasy wyposażone są w ręcznie robione kopyta, aby móc uzyskać odpowiednie wygięcie elementu metalowego krzesła. 

Przedsiębiorstwo jest wyposażone w system do zarządzania produkcją, nadzoru nad stanami magazynowymi, organizacji kadr. Wykorzystywany
jest jedynie do wystawiania faktur. 

Wprowadzane są do niego materiały – surowce, ale jako stany magazynowe, nieskorelowane z produkcją – muszą być sterowane ręcznie. 

Firma zainwestowała w kiosk, dzięki któremu pracownicy hali mogliby korzystać z programu w zakresie obsługi magazynów, nadzorowania postępów w procesie produkcyjnym. Kiosk nie jest używany ze względu
na problemy z dostarczeniem odpowiednich mediów. 

Produkty gotowe są wprowadzane do systemu MRP tylko w celu wystawienia faktury sprzedażowej. W związku z brakiem umiejętności obsługi systemu, wprowadzane są jako usługi.