JORDASZKA - wnioski i zalecenia.

JORDASZKA 
Część druga – WNIOSKI I ZALECENIA.

Przedsiębiorstwo: Średniej wielkości firma z siedzibą w Polsce.
Branża: produkcja wyrobów garmażeryjnych.

Biorąc pod uwagę cele jakie ma zarząd firmy i kierunki w jakich zakład
ma się rozwijać, zmian wymaga system organizacji pracy produkcji, czyli:

• system zbierania zamówień od klientów,
• przełożenie zamówień od klientów na zapotrzebowanie na produkty gotowe, wraz z dokumentacją do systemu komputerowego,
• kanały komunikacji dotyczące zamówień od klientów,
• wprowadzenie jednolitych standardów dotyczących zgłaszania zapotrzebowania na surowce,
• ujednolicenie list produktów gotowych na wszystkich dokumentach – zarówno jeśli chodzi o nomenklaturę, kolejność, jak i numerowanie (również u klientów i na opakowaniach produktów),
• odpowiedzialności i klarowny podział obowiązków,
• gospodarka magazynowa w kontekście braku nadzoru nad wydawaniem surowców pracownikom,
• porządki w systemie jakim jest organizacja zarządzania i podział odpowiedzialności w firmie. 

Część z powyższych problemów może rozwiązać dobrze zaprojektowany, stworzony i odpowiednio wdrożony system komputerowy, służący
do zarządzania produkcją. System może udrożnić wiele procesów, wymagane jest jednak odpowiednie korzystanie z takiego narzędzia. 

System powinien usprawniać proces zbierania zamówień od klientów. Dane klientów powinny znajdować się w systemie, a zamówienia powinny być wprowadzane raz do systemu każdego dnia. 

Wprowadzone do systemu zamówienia powinny automatycznie aktualizować zapotrzebowanie, jakie zaspokoić ma danego dnia produkcja. Dodatkowo, zapotrzebowanie powinno uwzględniać stany magazynowe produktów gotowych. 

Dostęp do systemu z poziomu produkcji zastąpi kanał komunikacji biura
z szefami produkcji, polegający obecnie na obrocie dokumentacją papierową. 

Zakładając korzystanie z systemu do zarządzania produkcją, należy usprawnić proces dotyczący zamawiania surowców. Zapotrzebowanie powinno być zgłaszane w biurze na tych samych zasadach, dla obu szefów produkcji lub wpisywane bezpośrednio do systemu z poziomu magazynów/ produkcji. Biuro natomiast, powinno być systemowo informowane
o zapotrzebowaniu i przy użyciu systemu powinno zamawiać surowce.
Jeżeli dostawcy nie są w stanie realizować zamówień składanych mailowo, system powinien pomagać pracownikom biura składać zamówienia w innej formie. Dostępny powinien być kalendarz, który można by uzupełnić o grafik dostaw poszczególnych kontrahentów. Dodatkowo, system mógłby sugerować (w zależności od listy zapotrzebowania na surowce) możliwych dostawców. 

Wdrożenie systemu do zarządzania produkcją jest odpowiednim momentem na wprowadzanie normalizacji dotyczącej nazewnictwa i numeracji produktów. Uporządkowane listy menu stałego oraz sezonowego powinny być w nowym porządku, dostarczone do wszystkich klientów. Biuro powinno od klientów wymagać korzystania z nowych dokumentów. Wdrożenie może potrwać i w związku z charakterystyką klientów być problematyczne,
ale warto poświecić temu czas i uwagę, bo w dłuższej perspektywie usprawni to pracę i relacje. 

Jeżeli firma nie zdecyduje się na stworzenie lub wdrożenie systemu
do zarządzania produkcją innego niż obecnie używany, powyższe problemy
i tak będą wymagały rozwiązań analogowych. 

W firmie powinno również usprawnić się procesy, którym nie pomoże żaden system komputerowy. 

Klarowny i jasny podział obowiązków i odpowiedzialności. Pracownicy powinni wiedzieć co leży w ich obowiązkach, ale również dla wszystkich powinno być jasne jakie obowiązki mają inni. Ułatwia to komunikację i działanie, zwłaszcza przy dużej ilości pracy lub przy ewentualnych trudnościach. Nie może być sytuacji, w której nie wiadomo kto jest odpowiedzialny np. za aktualizację dokumentacji po godzinach pracy biura. Szefowie kuchni również powinni mieć jasny podział obowiązków, adekwatny do swoich predyspozycji.
Jeżeli Szef kuchni nie jest naturalnym liderem, a jako zarządzający powinien nim być, należy rozważyć zmianę obowiązków danego pracownika (wydzielenie innych obowiązków) lub zmianę pracownika na pozycji zarządzającego. Jeżeli zastępca Szefa kuchni wykazuje zdolności
do kierowania personelem, należy ulokować to w jej obowiązkach. Personel musi wiedzieć kto jest szefem, a szef musi wiedzieć za co jest odpowiedzialny. 

Gospodarka magazynowa może być kierowana przez system do zarządzania produkcją – wymaga to jednak wysokiego stopnia automatyzacji, co w tej branży i charakterystyce produkcji będzie bardzo trudne do wykonania. Aby uniknąć problemów z brakami na magazynie surowców, zgłaszaniem braków do biura (w co zaangażowane są teraz 4 osoby), porządkiem w magazynach, odpowiedzialność za ich stany powinna spoczywać na jednej osobie. Jeden pracownik powinien być odpowiedzialny za to, co na magazynie jest, w jakim jest stanie, czego brakuje oraz co, w jakiej ilości i kiedy jest wydawane pracownikom na produkcję. 

Produkcję najlepiej zoptymalizuje:

• zastąpienie dokumentacji papierowej lepszą, usystematyzowaną wersją arkuszy lub przejście na działanie korzystając tylko z systemu
  do zarządzania produkcją,
• uporządkowanie struktury hierarchicznej z jasnym i jawnym podziałem obowiązków,
• wyznaczenie liderów w mniejszych grupach zadaniowych,
• poprawa samodzielności pracowników przez wywieszenie tablic
  z recepturami dań jakimi się zajmują,
• opracowanie minimalnych stanów magazynowych produktów gotowych oraz minimalnych ilości, jakie mają być wyprodukowane w zależności
  od kalendarza rocznego. 

Uporządkowanie struktury pracowników wymaga sprawdzenia tego,
którzy z już zatrudnionych posiadają pożądane na danych stanowiskach cechy, sprawdzenia w praktyce czy po przetasowaniu wszystko działa lepiej czy należy szukać dalej wewnątrz lub na zewnątrz firmy. Niezbędnym jest też uporządkowanie obowiązków przypisanych do konkretnych stanowisk.