JORDASZKA - audyt.

JORDASZKA
Część pierwsza – AUDYT.

Przedsiębiorstwo: Średniej wielkości firma z siedzibą w Polsce.
Branża: produkcja wyrobów garmażeryjnych.

Firma zajmuje się produkcją dań garmażeryjnych sprzedawanych
w punktach prowadzonych przez zewnętrznych klientów, dodatkowo
do sprzedaży i promocji firmy wykorzystywane są własne punkty sprzedaży podczas lokalnych wydarzeń. 

Obecnie kuchnia produkuje dodatkowo dania cateringowe. 

Celem współpracy jest zdefiniowanie wąskich gardeł procesu i problemów, które uniemożliwią jednoczesną obsługę obecnych klientów garmażeryjnych oraz otwarcie się na nowe rynki i typy klientów rozszerzając ofertę usług. Zarządzający firmą wolą zapobiec ewentualnym problemom związanym
ze zwiększeniem potrzeb na produkcje własną. 

W związku z zaawansowanym, skomplikowanym i bardzo dobrze zorganizowanym procesem produkcji, we współpracy skupiam się na procesach towarzyszących i pracownikach firmy. 

Produkcja garmażerki odbywa się w nowoczesnej, dobrze wyposażonej
w sprzęt kuchni. W tej samej przestrzeni przygotowywane mają być zamówienia specjalne. 

Menu garmażeryjne jest obszerne. Dania przygotowywane są według
własnych receptur i przepisów. Do produkcji wykorzystywane są półprodukty
i surowce najwyższej jakości, często od lokalnych dostawców. Produkcja maksymalnie wykorzystuje maszyny i urządzenia jakimi dysponuje,
aby usprawnić swoją pracę. 

Zarządzający firmą są zaangażowani w organizację prac produkcyjnych.
Są wrażliwi na potrzeby pracowników. Dążą do stanu, w jakim założenia dotyczące wydajności będą spełniane. Są tak samo zaangażowani w proces organizacji produkcji jak szefowie kuchni i pracownice biura.

Transport zewnętrzny organizowany przez firmę ogranicza się do dostaw produktów gotowych do klientów. Odpowiednia organizacja zaopatrzenia wyklucza potrzebę organizacji transportu własnego surowców. Produkty gotowe pakowane są w systemie „per klient” w plastikowe kosze oraz odpowiednio oznaczane. Charakter produktów – świeżych wyrobów spożywczych oraz klientów (sklepy spożywcze, budy) determinuje codzienne dostawy świeżych dań. 

Transport wewnętrzny ogranicza się do rozmieszczenia surowców
na poszczególne magazyny. Firma ma jedną lokalizację, siedziba nie jest bardzo duża. Transport dostaw na magazyny oraz surowców z magazynów na produkcję odbywa się na bieżąco.

Rolę działu zaopatrzenia pełni biuro, w którym pracują dwie osoby. Nie są one bezpośrednio odpowiedzialne za stany magazynowe. Zajmują się zamawianiem surowców. 

Magazyny surowców nie są nadzorowane przez jedną osobę. Komputerowy system zarządzania produkcją nie bierze udziału w regulowaniu stanów magazynowych. 

Braki magazynowe, niskie stany magazynowe produktów zgłaszane są przez szefów kuchni do biura. Szef kuchni zgłasza zapotrzebowanie w formie pisemnej notatki (bez dedykowanego dokumentu). Zastępczyni szefa zapotrzebowanie zgłasza osobiście, ustnie w biurze. Biuro tworzy listy zakupów i wybiera odpowiedniego dostawcę. 

Większość surowców jest zamawiana i dostarczana przez dostawców. 

Proces produkcji wspierany jest dobrze zorganizowaną gospodarką magazynową. 

Biuro zajmuje się zarówno organizacją zaopatrzenia, układaniem grafiku pracowników jak i zbieraniem zamówień i przekazywaniem ich do realizacji
na produkcję. Pracownicy tworzą dokumentację, na podstawie której odbywa sią produkcja. Uzupełniają również system służący do zarządzania produkcją. 

Pracownicy biura zbierają zamówienia podczas rozmów telefonicznych
z przedstawicielami około 50 klientów. Zapotrzebowanie podawane jest
w rożnej kolejności, w różnych jednostkach, a rozmowy przeprowadzane są każdego dnia w innych godzinach i w innej kolejności. 

Pracowników, tak jak obowiązki wykonywane w firmie, można podzielić na grupy. W związku z ich niedużą liczbą (10 osób produkcja + 2 osoby biuro + 1 kierowca), obowiązki poszczególnych grup są od siebie zależne. 

Zarząd angażuje się w pracę biura i produkcji, wspiera wiedzą 
i doświadczeniem, ale też wymaga i reaguje na potrzeby pracowników. Zarządzający mają wiedzę i doświadczenie w dziedzinie produkcji dań garmażeryjnych, dzięki czemu nie przeszkadzają w realizacji zadań
a wspierają i rozwijają firmę. 

Osoby pracujące w biurze, mające za zadanie zarówno obsługę klienta, organizacje zaopatrzenia, jak i zadania z zakresu kadr, są zaangażowane
i doświadczone. Wysoki poziom empatii pomaga w obsłudze specyficznych klientów, jest jednak wykorzystywany przez współpracowników. Poważne podejście do pracy, zaangażowanie pracowników dają świetnej efekty.
Te cechy, w połączeniu z otwartością i doświadczeniem pracy w firmie, pozwalają wprowadzać i realizować nowe pomysły usprawniające prace. Pracownicy biura bardzo dobrze organizują i wykonują swoje zadania,
mimo że system do zarządzania produkcją nie jest dostosowany do jej charakterystyki.

Kuchnią i produkcją zarządzają dwie osoby, szef kuchni i jego zastępczyni.
Szef nie jest długoletnim pracownikiem firmy, w odróżnieniu do zastępczyni. Wiąże się to nie tylko ze znajomością receptur i ich historii, ale też stażem współpracy i drogą na stanowisko. Szef jest pracownikiem przyjętym
z zewnątrz na wysokie stanowisko, zastępczyni natomiast została awansowana. Oboje bardzo dobrze znają się na kuchni i gotowaniu, prezentują nowe pomysły, świetnie odnajdują się w kuchni.