Porządek jest tematem spornym - i tu zasadniczo można by postawić kropkę i osiągnąć truizm. Bywa źródłem konfliktu w wielu dziedzinach i z moich obserwacji wynika, że jego definicja jest względna w zależności od wieku, potrzeb i okoliczności.
Nie wiem jak Wy, ale ja w pewnym momencie życia zrozumiałam o co chodziło Mamie z tym wiecznym “poskładane rzeczy zajmują mniej miejsca niż wrzucone”. Sądzę, że każdy może znaleźć jakiś swój przykład na dowód zmiany podejścia do porządku.
Tak samo jak w organizacji kuchni i szafy z ubraniami, są metody i narzędzia ogólnie uniwersalne dla wszystkich.
Najważniejszą jednak radą i narzędziem do wprowadzania porządków jest analiza potrzeb. Uniwersalne narzędzia przyniosą efekt - ale jeśli chcemy porządkować sferę zawodową jak “dom na wiosnę”, dobrze jest zacząć od rozważań teoretycznych.
Przed planowaniem porządków w kontekście JAK je wprowadzić, polecam zacząć od pytania: PO CO? Po co nam ten porządek? Do czego on jest nam potrzebny? Co osiągniemy po jego wprowadzeniu? Jaka jest nasza motywacja? W czym i po co potrzebujemy się zmieścić.
No dobrze, to sposób myślenia i istotność porządku już widzimy - ale jak użyć tych uniwersalnych narzędzi, o których mówiłam wcześniej, by wprowadzić lepszy porządek w swojej firmie?
Dobrze wdrożony i używany kalendarz:
dostępny na wszystkich urządzeniach na jakich pracujesz. Jeśli większość pracy wykonujesz na komputerze, ale na spotkanie zabierasz tylko tablet, albo telefon, kalendarz wszędzie musi być taki sam. Bez względu na to czy jesteś w miejscu pracy czy nie, miej wgląd w terminy, spotkania, etc.
wypełniony danymi według wzoru. Za każdym razem wpisując w kalendarz spotkanie, rób to w tej samej kolejności, np.: gdzie? z kim? po co? o czym? (datę i godzinę załatwia kalendarz sam w sobie). W ten sposób skrócisz czas sprawdzania kalendarza i ustanowisz jakiś standard.
nie rozdzielaj kalendarza prywatnego od firmowego. Wprowadź np różne kolory, albo zsynchronizuj kalendarze z różnych adresów mailowych. Miej jednoczesny wgląd do grafiku spotkań/wizyt prywatnych jak i wydarzeń i planów służbowych.
Lista zadań do wykonania:
nie może zawierać tylko wielkich i skomplikowanych zadań
spróbuj wpisać te duże z datami granicznymi, a z każdym miesiącem rozbijać je na mniejsze, z każdym tygodniem na jeszcze mniejsze tak, żeby dojść do planu działania na każdy następny dzień.
jeśli
pracujesz w pojedynkę - rób listę ręcznie, Twój mózg będzie lepiej rejestrował zadania do wykonania i bardziej motywował się skreślaniem tych wykonanych
jeśli pracujesz w zespole - nieważne czy wewnątrz firmy, czy z partnerami biznesowymi - ręczna lista zadań może zawierać tylko najmniejsze i tylko Twoje ułamki. Ogólna lista zadań powinna być dostępna dla wszystkich zaangażowanych osób.
lista zadań nie jest kompletna tak długo, jak długo każde zadanie nie ma przypisanej osoby która jest za nie odpowiedzialna i oczekiwanej daty wykonania.
Katalog rzeczy i spraw:
wszystko co generujemy prowadząc działalność: od faktur, przez zamówienia, produkty fizyczne, wzory, szablony, odpady, dokumentację wykonawczą, rejestr klientów aż po raport z kasy fiskalnej, można lub wręcz trzeba przechowywać.
dowiedz się, które rzeczy i jak długo trzeba mieć, ustal jak długo przechowujesz dokumentację dot realizacji projektu / klienta
stwórz przestrzeń do przechowywania:
odpowiednie drzewo folderów + backup
jeśli produkujesz prototypy - przestrzeń do przechowywania - regał / magazyn/ szafa
dokumenty księgowo prawne: odpowiednie drzewo folderów + backup; teczki, szuflady, regały.
opisz przechowywane materiały, wg jednego klucza i informacjami ważnymi przy szukaniu* czegoś np.: data / klient / nazwa usługi; albo klient / materiał / produkt; albo rok / miejsce / nr wew projektu
*wymyślając klucz, wyrzuć z głowy myśl “przecież będę pamiętać”. Nie będziesz. Opisz wszystko tak, jakby miała się w tym odnaleźć obca osoba.
Dobry porządek - taki, które utrzyma się długo, nie będzie nas uwierać i przyniesie odpowiedni skutek, musi być odpowiedni do naszych potrzeb i możliwości.
Temat Cię zainteresował, ale nie wiesz co dalej? Uporządkuj cokolwiek: biurko, szufladę czy galerię w telefonie a potem zadzwoń do OPTIMYSTa.
