Case Studies
Case Studies
BLOG
Blog

Odpowiedzi na pytania, które sobie zadajesz i takie, które warto sobie zadać.

Blog

Ciekawostki ze świata procesów, zmian i optymalizacji: usługi, produkcje, MiŚP, JDG.

Blog

Instrukcje zmian, które możesz wprowadzić do firmy sam.

Case Study Case Study

Porządek jest tematem spornym - i tu zasadniczo można by postawić kropkę i osiągnąć truizm. Bywa źródłem konfliktu w wielu dziedzinach i z moich obserwacji wynika, że jego definicja jest względna w zależności od wieku, potrzeb i okoliczności. 

Nie wiem jak  Wy, ale ja w pewnym momencie życia zrozumiałam o co chodziło Mamie z tym wiecznym “poskładane rzeczy zajmują mniej miejsca niż wrzucone”. Sądzę, że każdy może znaleźć jakiś swój przykład na dowód zmiany podejścia do porządku. 

Tak samo jak w organizacji kuchni i szafy z ubraniami, są metody i narzędzia ogólnie uniwersalne dla wszystkich. 

Najważniejszą jednak radą i narzędziem do wprowadzania porządków jest analiza potrzeb. Uniwersalne narzędzia przyniosą efekt - ale jeśli chcemy porządkować sferę zawodową jak “dom na wiosnę”, dobrze jest zacząć od rozważań teoretycznych. 

Przed planowaniem porządków w kontekście JAK je wprowadzić, polecam zacząć od pytania: PO CO? Po co nam ten porządek? Do czego on jest nam potrzebny? Co osiągniemy po jego wprowadzeniu? Jaka jest nasza motywacja? W czym i po co potrzebujemy się zmieścić.

 

po co porządek - życie

po co porządek - firma

Potrzebujesz czasu na spotkania ze znajomymi, ale wiecznie jesteś zajęty. Trzeba uporządkować grafik, żeby określić czas na pracę, sprawy domowe i znaleźć czas na to czego potrzebujesz.

Potrzebujesz wpływu na konto. Żeby wystawić fv trzeba rozliczyć koszty realizacji zlecenia dla klienta. Siadasz przed stosem fv i już wiesz, że praca na której naprawdę zarabiasz, będzie musiała poczekać. Przebijanie się przez stertę papierów trwa, Trzeba sobie przypomnieć, która fv odpowiada któremu klientowi i projektowi. Nie tym miałeś się zajmować dzisiaj, ale nie masz w tym momencie innego wyjścia. Robisz to co jest potrzebne, ale część Ciebie już wie, że nie odpoczniesz w weekend, żeby nie spóźnić następnej realizacji. 

Na zdjęciach z wyjazdów zauważasz, że nosisz 2 bluzki na zmianę. Bo one są zawsze na wierzchu a reszta ubrań w Twojej szafie zalega w chaosie. Potrzebujesz porządku w ubraniach -> w szafie, żeby częściej sięgać po różne ubrania. 

Spotykasz się z pracownikami, którzy realizują projekt, który Ty sprzedałeś. Rozglądasz się badawczo i z coraz większym zdziwieniem szukasz efektów waszych ustaleń sprzed tygodnia. Szukasz i nie znajdujesz. Pytasz. Okazuje się, że między Twoimi wizytami, inna osoba zarządzająca w firmie odwiedziła realizację i podjęła inne ustalenia. Nie masz informacji o zmianach, ich powodach i konsekwencjach. Ustalasz z pracownikami to czego Twoim zdaniem potrzebuje klient i projekt, wyjeżdżasz.

Ugotowałeś więcej jedzenia, chcesz je poporcjować, żeby zabrać do pracy, ale znowu nie możesz znaleźć żadnego kompletu pudełko + pokrywka. Potrzebujesz uporządkować przynajmniej jedno miejsce w kuchni, wprowadzić jakiś system odkładania rzeczy w odpowiednie miejsca, żeby nie wyrzucać wszystkiego na blat 2 razy w tygodniu. 

Zakres świadczonej przez siebie usługi dopasowujesz każdorazowo do potrzeb danego klienta. Obsługujesz ich kilku. Znasz się na swojej robocie, czasem jednak siadasz i sam nie wiesz, który projekt czego dokładnie w tym momencie potrzebuje, jaki jest na jakim etapie. Zamawiasz i zlecasz potrzebne materiały, ale nie pamiętasz co dla kogo zostało już wykonane. Wszystko masz w swojej głowie i pamiętasz ile tylko się da. 

No dobrze, to sposób myślenia i istotność porządku już widzimy - ale jak użyć tych uniwersalnych narzędzi, o których mówiłam wcześniej, by wprowadzić lepszy porządek w swojej firmie?  

  1. Dobrze wdrożony i używany kalendarz:

  • dostępny na wszystkich urządzeniach na jakich pracujesz. Jeśli większość pracy wykonujesz na komputerze, ale na spotkanie zabierasz tylko tablet, albo telefon, kalendarz wszędzie musi być taki sam. Bez względu na to czy jesteś w miejscu pracy czy nie, miej wgląd w terminy, spotkania, etc. 

  • wypełniony danymi według wzoru. Za każdym razem wpisując w kalendarz spotkanie, rób to w tej samej kolejności, np.: gdzie? z kim? po co? o czym? (datę i godzinę załatwia kalendarz sam w sobie). W ten sposób skrócisz czas sprawdzania kalendarza i ustanowisz jakiś standard. 

  • nie rozdzielaj kalendarza prywatnego od firmowego. Wprowadź np różne kolory, albo zsynchronizuj kalendarze z różnych adresów mailowych. Miej jednoczesny wgląd do grafiku spotkań/wizyt prywatnych jak i wydarzeń i planów służbowych. 

  1. Lista zadań do wykonania: 

  • nie może zawierać tylko wielkich i skomplikowanych zadań 

  • spróbuj wpisać te duże z datami granicznymi, a z każdym miesiącem rozbijać je na mniejsze, z każdym tygodniem na jeszcze mniejsze tak, żeby dojść do planu działania na każdy następny dzień.

  • jeśli 

    • pracujesz w pojedynkę - rób listę ręcznie, Twój mózg będzie lepiej rejestrował zadania do wykonania i bardziej motywował się skreślaniem tych wykonanych

    • jeśli pracujesz w zespole - nieważne czy wewnątrz firmy, czy z partnerami biznesowymi - ręczna lista zadań może zawierać tylko najmniejsze i tylko Twoje ułamki. Ogólna lista zadań powinna być dostępna dla wszystkich zaangażowanych osób. 

  • lista zadań nie jest kompletna tak długo, jak długo każde zadanie nie ma przypisanej osoby która jest za nie odpowiedzialna i oczekiwanej daty wykonania.

  1. Katalog rzeczy i spraw:

  • wszystko co generujemy prowadząc działalność: od faktur, przez zamówienia, produkty fizyczne, wzory, szablony, odpady, dokumentację wykonawczą, rejestr klientów aż po raport z kasy fiskalnej, można lub wręcz trzeba  przechowywać. 

  • dowiedz się, które rzeczy i jak długo trzeba mieć, ustal jak długo przechowujesz dokumentację dot realizacji projektu / klienta 

  • stwórz przestrzeń do przechowywania: 

    • odpowiednie drzewo folderów + backup

    • jeśli produkujesz prototypy - przestrzeń do przechowywania - regał / magazyn/ szafa

    • dokumenty księgowo prawne: odpowiednie drzewo folderów + backup; teczki, szuflady, regały. 

  • opisz przechowywane materiały, wg jednego klucza i informacjami ważnymi przy szukaniu* czegoś np.: data / klient / nazwa usługi; albo klient / materiał / produkt; albo rok / miejsce / nr wew projektu

*wymyślając klucz, wyrzuć z głowy myśl “przecież będę pamiętać”. Nie będziesz. Opisz wszystko tak, jakby miała się w tym odnaleźć obca osoba. 

Dobry porządek - taki, które utrzyma się długo, nie będzie nas uwierać i przyniesie odpowiedni skutek, musi być odpowiedni do naszych potrzeb i możliwości. 

 

Temat Cię zainteresował, ale nie wiesz co dalej? Uporządkuj cokolwiek: biurko, szufladę czy galerię w telefonie a potem zadzwoń do OPTIMYSTa. 

Kategorie
Jednoosobowa Działalność Gospodarcza Lotnictwo Organizacja Pracy Produkcja
Najpopularniejsze Najpopularniejsze
Czy potrzebuję mieć procedury? Jak szczegółowe? Dlaczego mamy tyle zwrotów? Jak wprowadzić porządek (w firmie)?
testimonials
TESTIMONIALS

"...Nieszablonowość stosowanych metod - zastosowanie narzędzia do analizy produkcji seryjnej, przy procesie jednostkowym, świadczą o elastyczności podejścia firmy OPTIMYST do analizy procesów produkcyjnych..."

Wytwórnia Konstrukcji Kompozytowych Andrzej Papiorek 

"Zmapowanie procesu produkcyjnego zobrazowało jego rzeczywisty przebieg oraz określiło czas na około 73 godziny. Wynik analizy i możliwości optymalizacji procesu produkcji był obiecujący. Mapa stanu przyszłego, czyli symulacja procesu po wprowadzonych optymalizacjach wskazała, że można skrócić czas produkcji do około 43 godzin..."

Wytwórnia Konstrukcji Kompozytowych Andrzej Papiorek

"Wprowadzone zostały narzędzia do planowania produkcji, usprawniony proces obiegu dokumentacji. Najprostszym i najtańszym rozwiązaniem, które usprawniło pracę i organizację narad produkcyjnych, była tablica dostępna da wszystkich, uzupełniana o najważniejsze informacje..."

ATM Group

"...Wdrożony został system ticketowy do obsługi zgłoszeń serwisowych, który usprawnił współpracę z klientami. W dziale serwisu, również zawisła tablica, dzięki której planowanie wyjazdów zespołów serwisowych stało się klarowniejsze i skuteczniejsze. Projektowane były również nowe procedury dotyczące zmiany organizacji obiegu części serwisowych, przygotowania wyjazdów uruchomieniowych, magazynowania części uszkodzonych. Uproszczone zostały procedury dotyczące zakupów nowych części dla klientów..."

ATM Group

"...Uwagi i wnioski z audytu były konkretne, rzeczowe i odnosiły się do spraw niezauważalnych z wewnątrz organizacji. Raport jaki otrzymałam po zakończeniu audytu zawierał dogłębne analizy zarówno technologii produkcji, systemu pracy załogi i problemów na wszystkich szczeblach organizacji. Ponadto, wszystkie spostrzeżenia i uwagi były udokumentowane, podparte dowodami i liczbami. Raport nie został mi jedynie wręczony, ale co istotne szczegółowo ze mną omówiony 
i przedyskutowany..."

Jordaszka

"...Zarząd firmy był świadom, że w pewnych obszarach firmy istnieją problemy. Pracując jednak bezpośrednio z zespołem nie byliśmy w stanie sami zidentyfikować ich źródeł. Świeże i szerokie spojrzenie z boku wyjaśniło wiele spraw..."

Jordaszka

Skontaktuj się z nami
Scroll Up