Nie ma nic bardziej potrzebnego, niż usługa czy produkt dostosowany do klienta. Każdego traktujemy indywidualnie, personalizujemy przekaz, narzędzia i efekt. Ale czy naprawdę nic w twoim działaniu nie jest powtarzalne? 

Zastanów się nad tym pytaniem w kontekście nie tylko obsługi klienta, ale całego funkcjonowania firmy. 

Przechowywanie dokumentów, przesyłanie faktur, ścieżka kontaktu z podwykonawcą? A może sposób zamawiania materiałów, robienia przelewów, etc. 

Robisz to wszystko sam, wiesz dokładnie jak i kiedy? W to nikt nie wątpi. 

Jednocześnie jesteś ekspertem w swojej dziedzinie, pasjonatem swojej pracy i realizacja projektu potrafi Cię pochłonąć, tak że czujesz satysfakcję, ale tracisz kontakt z kalendarzem? 

Albo cały czas brakuje Ci czasu na robienie swojej roboty bo musisz prowadzić firmę i przelatuje Ci przez głowę myśl o zatrudnieniu kogoś? Ale przecież to są koszty i będziesz musiał kogoś uczyć i sprawdzać? lepiej zrobisz to wszystko sam? 

No to rozbrójmy ten temat, wątpliwość po wątpliwości.

Każde zadanie, przy którym pojawia się myśl zaczęta od “znowu”, wykonaj notując krok po kroku co robisz. Jak skończysz, przeczytaj i uzupełnij wszystko co zrobiłeś automatycznie. 

Jeśli zadanie jest cykliczne - dopisz kiedy je wykonujesz. Ja np. do 5 dnia każdego miesiąca wysyłam maila do księgowej, a do 3 dni po spotkaniu wysyłam podsumowanie do osoby, z którą rozmawiałam. 

Właśnie napisałeś kilka procedur wg których działasz za każdym razem. 

Zobacz ile takich list zrobiłeś w przeciągu nawet tygodnia. Jeśli zauważyłeś, że tego typu działań jest więcej - kontynuuj tworzenie list. 

Możesz ubrać to w jakiś wzór dokumentu, trzymać dobrze oznaczone w Onenote, czy nawet mieć wielki dokument tekstowy ze spisem treści. 

Za każdym razem kiedy porwie Cię chaos pracy, możesz wrócić do notatek i nie musieć myśleć czy wykonałeś wszystkie kroki. Działasz punkt po punkcie i zadanie uznajesz za wykonane. Koniec z brutalnymi zimnymi dreszczami moment przed zaśnięciem. 

Kiedy dotrzesz do punktu, w którym będziesz potrzebował więcej czasu na realizację projektów, możesz poprosić kogoś o pomoc / zatrudnić osobę, która będzie miała informacje jak działać w Twoim zastępstwie. 

Po to są procedury. Żeby upewnić się, że zadania wykonywane są w sposób powtarzalny, wg tego samego schematu. 

Nie skacz jeszcze do góry z radości,  wykonanie ich nadal wymaga myślenia, ale zdecydowanie łatwiej jest, kiedy ma się po prostu ściągę. Już nie jesteś w szkole, już nie musisz na siłę wszystkiego pamiętać. 

Poziom uszczegółowienia jest zależny od tego co opisuje dana procedura. Na jakie błędy / odchylenia można sobie pozwolić, a gdzie trzeba iść jak po sznurku i nie ma przestrzeni na dowolność.